| Administración del tiempo
por Alberto Sanz
La administración del tiempo se debe conceptualizar como
una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes
y críticos de los ejecutivos.
Algunas de las características del tiempo son:
- Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
- Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si logramos organizarnos.
- Puede ser un recurso escaso si no se controla en función de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
- No se puede comprar.
- No se puede atrapar, detener o regresar.
- Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas
que se planteen.
- Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Entre los problemas más comunes que tienen la
mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo, están:
- Los estimados del tiempo que suponen van a necesitar para una
actividad, ya sea para arreglarse, transportarse, para resolver
situaciones o para tomar decisiones, son irreales; es común que se
invierta y, en ocasiones, desperdicie demasiado tiempo en dichas
actividades.
- La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración
o de una carga de trabajo mal planeada y/o mal distribuida.
- Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
- Algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
- Se confunden prioridades, trabajando en cosas de segunda o tercera
importancia dejando lo urgente para después.
- Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de
cumplirlas.
- Se dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo
para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es
funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar.
- No se registran los compromisos y actividades, lo que impide
administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las
reuniones y en situaciones adversas pueden producir crisis innecesarias.
- La falta de planeación del tiempo, en muchos casos, limita la
posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y de
seleccionar la vía de acción más efectiva.
- Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que
lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han
intentado.
Características de los ejecutivos que administran
eficientemente el tiempo:
- El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma
inmediata, los eliminan si no tienen ninguna utilidad, los delegan si es
el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
- Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e
invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia
de la empresa.
- Delegan con claridad y precisión para asegurarse de que se ha
comprendido lo asignado.
- Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
- Determinan los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los
objetivos en el tiempo más corto.
- Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias
positivas y negativas.
- Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
- Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo
realizado, para asegurarse que se están logrando los resultados planeados.
- Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Esta comprobado y es un principio fundamental de la
planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra
de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
20 Principios básicos para administrar con eficiencia el
tiempo.
- Tener objetivos generales y programas establecidos.
- Definir el objetivo de cada actividad.
- Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados.
- Concentrar los esfuerzos en cada actividad.
- Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando
se volverá a realizar.
- Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a
desempeñar.
- Asignar el tiempo disponible a tareas en orden de prioridad.
- Registrar detalladamente cómo se piensa utilizar el tiempo por día,
por semana y por mes, con espacios de 10 minutos entre cada una de las
citas.
- Utilizar los últimos 20 minutos de labores en planear el día
siguiente.
- Respetar las actividades y compromisos establecidos.
- Establecer fechas limites para cumplir con los compromisos.
- El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular.
- Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos.
- No posponer o aplazar la toma de decisiones.
- No confundir movimientos con realizaciones y acciones con resultados.
- Agrupar las actividades similares, para eliminar la petición de
acciones.
- Delegar las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los
objetivos generales.
- Eliminar las actividades de bajo valor para el logro de los objetivos.
- Reducir las interrupciones a un mínimo.
- Mantener a la vista la agenda del día.
Es importante recordar que la administración del tiempo
es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de
actividades, el ayudarse unos a otros y la sincronización conjunta de
esfuerzos, para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un don, que puede desarrollarse por la
mayoría de las personas que se lo propongan.
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